Descubra las posibilidades de la Gestión Documental por Procesos con AuraPortal - 26 de febrero de 2015 - TecnoWebinars.com

¿Tiene sentido gestionar los documentos que intervienen en un proceso con una herramienta diferente a la que gestiona el propio proceso?

De igual forma que ocurre en la realidad empresarial, el manejo de los documentos forma parte de la actividad cotidiana y por tanto no puede estar desligado de ella. Al estar incluida la Gestión Documental en AuraPortal los Procesos se encargarán de controlar las actividades que se realizan en una entidad y, por tanto, manejarán los documentos que intervienen en las actividades y se encargarán de su óptima gestión.

A través de sus capacidades para gestionar Procesos, Bibliotecas y Familias de Gestión, AuraPortal automatiza y optimiza todo el ciclo de vida de los Documentos y Contenidos Web: Captura y Creación automática de documentos, Almacenamiento (Archivo Virtual Inteligente), Flujos, Acceso y Eliminación, permitiendo gestionar con seguridad y eficacia toda la documentación corporativa, por compleja que sea la estructura de la entidad.

No se trata pues de que la Gestión Documental lleve un workflow. Es al contrario. Se trata de utilizar la capacidad de gestionar y controlar los Procesos que proporciona AuraPortal para  gestionar y controlar los Documentos y Contenidos Digitales: Archivística, Aprobaciones, Versionado, Firma Digital, Suscripciones para avisos de cambios, Búsquedas por contenido, Discusiones, Vigilancia, Traza para Auditoría, Publicación de Contenidos, etc.

El resultado es una efectividad desconocida hasta ahora.

Objetivos
AuraPortal integra un ECM (Enterprise Content Management) que ofrece uno de los más completos sistemas para gestionar los Documentos (electrónicos y físicos) y los Contenidos Digitales.

El objetivo de este curso es aprender cómo, a través de los Procesos, Reglas y Familias de Gestión, AuraPortal es capaz de automatizar y optimizar todo el ciclo de vida de los documentos: Captura y Creación, Almacenamiento, Flujo, Acceso y Eliminación, permitiendo gestionar con seguridad y eficacia toda la documentación corporativa, por compleja que sea la estructura de la entidad.

Dirigido
Dirigido a Partners, Agentes y Clientes de AuraPortal.

Temario
1) Alta de Documentos a través de proceso con flujos de Aprobación y almacenamiento de los mismos en:

    A) Bibliotecas en Diccionario

Definición de Etiquetas y Tipos
Gestión y almacenamiento de Etiquetas (Manuales y Automáticas)

    B) Bibliotecas en SharePoint

Definición de Metadatos y tipos en bibliotecas
Gestión y almacenamiento de Metadatos

    C) Familias Propias

Almacenamiento
Control de Acceso
Seguimiento y control de versionados
Documentos vinculados a documentos principales

2) Gestión de Documentos Base y Automáticos con incorporación de metadatos y firmas

3) Control de los flujos de aprobación

4) Gestión de los Puntos de Control y Consultas de situación por Estado

5) Consultas de Documentos

Búsquedas en Bibliotecas de SharePoint desde un proceso por medio de parámetros
Consultas de Bibliotecas de Diccionario a través de parámetros

6) Revisión de documentos expirados por control de tiempo

7) Definición de Página de Entrada con vínculo de acceso a las operaciones concretas basadas con la Gestión Documental:

Monitorización
Consultas de Estado
Inicio de Procesos

Creación de un Documento
Control de Versionados

Consultas de Documentos

Familias Propias
Bibliotecas en Diccionario
Bibliotecas de SharePoint